Giờ bạn đã biết mình phải làm việc gì và đã đặt ra thời hạn hoàn thành, bạn sẽ cần xác định xem mình bắt tay thực hiện vào lúc nào. Bạn nên thường xuyên xem lại lịch trình này, chẳng hạn như vào mỗi đầu tuần, mỗi buổi sáng hằng ngày khi bạn đến văn phòng hoặc trước khi về nhà, để bổ sung những công việc mới và phần việc bạn đã hoàn thành trong ngày hôm đó.

Lên lịch trình công việc của bạn

Hãy xem lại từng thời hạn bạn đã đặt ra và đối chiếu với lịch làm việc, rồi lọc ra những việc bạn sẽ làm cũng như làm vào lúc nào – chẳng hạn, bạn sẽ viết báo cáo lúc 3 giờ chiều ngày thứ Tư. Hãy ghi chép trực tiếp những hoạt động ấy vào lịch làm việc, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy các công việc có khả thi trong khung thời gian phải hoàn thành không. Các dự án cũng bớt gây nản hơn nếu chúng được dàn trải thành nhiều ngày cụ thể.

Xếp những công việc đòi hỏi khắt khe và quan trọng nhất vào đầu ngày mới

Đó là lúc bạn cảm thấy sảng khoái và tràn đầy năng lượng nhất, cũng như chưa bị gián đoạn bởi những yêu cầu khác ở nơi làm việc. Hãy giải quyết những công việc khó khăn trước, bạn sẽ có được cảm giác mãn nguyện, từ đó giúp bạn hoàn thành những công việc ít nặng nhọc hơn bên cạnh các nhiệm vụ khác trong ngày.

Tương tự, hãy ghi nhớ mức năng lượng của bạn trong ngày

Hãy sắp xếp các công việc dễ xử lý xen kẽ với những việc khó hơn để tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành xong việc khó, cũng là để tinh thần bạn được thư giãn. Cảm giác về mục tiêu được hoàn thành càng đến gần hơn.

Nếu phải xử lý 1 số công việc giống nhau trong tuần, hãy thử nhóm chúng lại

Chẳng hạn hoàn thành mọi báo cáo hay hóa đơn công tác trong khoảng 1 giờ. Kiểm tra những công việc này theo nhóm không chỉ hữu ích mà còn giúp bạn dễ dàng hoàn thành chúng đúng hạn. Việc này cũng giảm tối thiểu tình trạng chuyển đi chuyển lại giữa các kiểu công việc khác nhau, vốn có thể làm giảm hiệu suất. Khi lập lịch trình công việc, bạn sẽ sớm nhận ra bạn không có đủ thời gian trong ngày để hoàn thành mọi thứ mình muốn.

Phương pháp này sẽ buộc bạn phải ưu tiên những công việc quan trọng nhất và sắp xếp lịch cho những việc ít quan trọng hơn vào khung thời gian của 1 ngày khác. Tuy nhiên, trong 1 số trường hợp, bạn có thể vẫn còn 1 số đầu việc trong danh sách nhưng không thể chốt lại trong lịch trình. Đó là những công việc dường như bạn phải làm đi làm lại hằng ngày, hằng tuần và có vẻ như chẳng bao giờ xong được.

Đôi khi, về bản chất chúng chỉ là công việc hành chính, như tạo ra 1 hệ thống mới để lưu trữ hợp đồng của nhà cung cấp. Hoặc chúng lại gắn với các mục tiêu dài hạn như thảo luận ý tưởng cho 1 sản phẩm mới. Hãy dành chút thời gian xem xét lại những công việc này và quyết định sẽ làm gì với từng việc:

Hãy cứ làm ngay

Có tuyệt không nếu bạn loại ngay việc ấy ra khỏi danh sách, mặc dù nó chưa từng ngấp nghé ở mức ưu tiên hàng đầu? Nếu đúng thế, hãy cứ làm ngay và chuyển sang công việc khác. Hãy trả lời thư thoại, hủy họp hay đặt vé máy bay. Sau đó, hãy chuyển sang công việc quan trọng hơn.

Xếp lịch làm sau

Bạn đã xác định được đâu là công việc chưa cần lưu tâm ngay lập tức, chưa thể xem qua thật nhanh nhưng vẫn phải hoàn thành? Hãy chuyển nó sang lịch làm việc ngày hôm sau của bạn và điều chỉnh mọi hạn chót tương ứng. Nếu không sắp xếp, bạn sẽ không hoàn thành được công việc đó. Thậm chí nếu bạn phải xếp nó vào lịch làm việc trước 1 tháng kể từ bây giờ, hãy cứ làm thế. Bạn có thể xem xét lại khi thời hạn đến.

Loại bỏ công việc đó

Nếu không sẵn sàng hoàn thành hay sắp xếp công việc đó, đồng nghĩa bạn sẽ không bao giờ hoàn thành được nó. Dấu hiệu này cho thấy rõ dù đó là công việc gì, thì nó cũng không được ưu tiên. Hãy thừa nhận điều đó và báo lại với người quản lý của mình, rồi xin phép loại nó ra khỏi danh sách của bạn, bàn giao lại hoặc cùng thống nhất rằng bạn không thể hoàn thành. Giờ bạn đã sắp xếp,  phân thứ tự ưu tiên công việc không có thời gian hoàn thành, đã đến lúc bạn cần lập 1 danh sách những việc cần làm.

Lập danh sách những việc cần làm hằng ngày

Ở bước cuối cùng trong tiến trình này, hãy nhìn lại lịch làm việc của bạn. Duyệt lại các mục tiêu bạn đề ra thêm lần nữa đề có thể tập trung hơn trong từng dự án. Hôm nay bạn cần làm gì? Nếu bạn đã sắp xếp sẵn thời gian cho mỗi 1 phần việc trên lịch trình, hãy lập ngay 1 danh sách những việc bạn cần làm trong ngày. Bạn cần nắm 2 điểm mấu chốt sau để sử dụng hiệu quả danh sách này:

Đầu tiên, hãy chia nhỏ các công việc. Mỗi việc cần làm là 1 nhiệm vụ nhằm đẩy nhanh 1 dự án hay mục tiêu nào đó. (Đây là khái niệm khá quen thuộc khi bạn cần phân nhỏ các thời hạn). Ví dụ, nếu “nhiệm vụ” của bạn là lên lịch sản xuất 1 dòng sản phẩm, thì “việc bạn cần làm” là gửi e-mail cho phía nhà in và hẹn ngày in trong lịch sản xuất đó. Quá trình lập danh sách những việc cần làm này cũng nhắc bạn các bước cần làm để hoàn thành các công việc trong 1 ngày nhất định.

Thứ 2, hãy thật cụ thể. Đừng tự lưu lại những ghi chú khó hiểu. Bạn có thể viết “Hẹn ăn trưa với Elsa” trong danh sách việc cần làm, nhưng khi bắt tay vào việc này, bạn lại quên mất mục đích của bữa ăn hoặc thời gian hẹn. Hãy ghi chú thật cụ thể và bạn sẽ biết tại sao danh sách việc cần làm lại quan trọng. Hãy viết rõ: “Hẹn ăn trưa với Elsa lúc 1 giờ chiều thứ Sáu để bàn về cuộc gặp gỡ khách hàng sắp tới.” Hãy làm 1 bảng danh sách thỏa mãn các yêu cầu sau:

Lập danh sách này trên thẻ ghi chú hoặc 1 tờ giấy chữ nhật nhỏ

Hãy lập 1 danh sách mà bạn có thể theo dõi và mang theo bên mình. Hãy viết lên 1 mảnh giấy có hình dạng hoặc kích thước đặc biệt, bạn sẽ dễ nhận ra nó giữa những giấy tờ khác trên bàn.

Ghi chú hạn chót bên cạnh công việc

Đây cũng là 1 cách khác để nhắc bạn nhớ mình còn bao nhiêu thời gian.

Làm nổi những ưu tiên hàng đầu

Dùng màu sắc để đánh dấu sẽ giúp bạn nhớ những việc quan trọng nhất cần làm.

Khi làm việc, hãy thường xuyên xem lại danh sách những việc cần làm – có thể cách mỗi giờ hoặc hơn. Nó vẫn trong tầm kiểm soát của bạn chứ? Hay 1 số công việc cần được sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và thời gian biểu tương ứng? Nếu xem lại mỗi giờ, bạn sẽ bắt đầu kiểm soát được thời gian của mình tốt hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn. Bạn cũng nên tự thưởng cho những nỗ lực của mình. Mỗi khi gạch bỏ được 3 công việc trong danh sách, hãy cho phép mình nghỉ giải lao hoặc làm tiếp 1 công việc đơn giản.

Cảm giác hoàn thành và “phần thưởng” sẽ tiếp thêm động lực cho bạn. Nhớ dành thời gian tìm hiểu mục tiêu và cách sử dụng thời gian của mình, sau đó lập thứ tự ưu tiên và phân thời lượng cho công việc, bạn có thể lập ra danh sách những việc cần làm mỗi ngày vừa mang tính thực tế, vừa đảm bảo được bạn sẽ làm đúng việc vào đúng thời điểm.