Calbee, một trong những doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất đồ ăn nhẹ của Nhật Bản, đã tiến hành đánh giá hoạt động cách đây hơn 1 tháng. Ban quản lý quyết định tiếp tục áp dụng vô thời hạn phương thức làm việc từ xa, với khoảng 800 nhân viên làm việc tại nhà. Công ty Calbee đã bỏ trợ cấp đi lại cho nhân viên, thay vào đó là các khoản trợ cấp mới cho các chi phí liên quan đến làm việc tại nhà.

Thay vì làm việc ở văn phòng công ty các nhân viên có thể làm việc online tại nhà

Bà Takeda Masako, quản lý nhân sự và hành chính tổng hợp của Calbee, cho hay, công ty của họ nhận ra rằng mọi nhân viên đều có thể làm việc ở bất cứ đâu. Tất cả các nhân viên của công ty vì vậy cần phải thay đổi phương thức làm việc, chứ không chỉ đơn thuần là làm tại nhà những gì họ làm ở văn phòng. Trong khi đó công ty đã có sẵn cơ sở hạ tầng và điều kiện để làm việc ở bất kỳ đâu như vậy, nhưng một số người lại mất thời gian để làm quen với môi trường mới.

Cách mà văn phòng ảo ra đời

Một khảo sát gần đây của tổ chức Recruit Management Solution cho thấy, gần một nửa số nhân viên làm việc tại nhà không đưa ra hoặc nhận được phản hồi như trước đây. Khoảng 40% nói rằng họ nhớ việc được trò chuyện và chia sẻ ý tưởng với nhau. Đó là lý do văn phòng ảo được thiết lập. Đây là dịch vụ được thiết kế để mọi người cảm thấy làm việc từ xa ít “xa cách” hơn.

Không khí làm việc tại văn phòng

Cô Himeda Wakako, người làm việc cho bộ phận quảng cáo trong một văn phòng vệ tinh ở ngoại ô Tokyo kể rằng, mỗi buổi sáng, chị và đồng nghiệp đăng nhập vào văn phòng ảo của họ. Đồng nghiệp của chị ở nhiều địa điểm khác nhau, nhưng họ cảm nhận rất rõ sự kết nối. Họ đặt trạng thái trên hình đại diện của riêng mình là “đang hoạt động”, “đang vắng mặt”, “đang nghe điện thoại” hoặc “đang bận”. Để kiểm tra xem ai đó có thể xử lý công việc hay không, tất cả những gì họ cần làm là di chuyển con trỏ. Các nhân viên cảm thấy như họ đang làm việc trong cùng một địa điểm. Đó một phần là vì họ có thể kiểm tra được trạng thái của nhau trong văn phòng ảo.

Bà Miyata Shiho, chủ tịch công ty chị Himeda nói rằng văn phòng ảo rất hữu ích bời người Nhật khi làm việc luôn cố gắng hiểu hoàn cảnh và thực hiện nhiệm vụ của họ cho phù hợp. Vì họ không thể biết hoàn cảnh của người khác khi làm việc từ xa, và văn phòng ảo cho phép nhiều người sẽ cảm thấy dễ giao tiếp hơn.

Văn phòng ảo đang trở thành điều bình thường mới đối với một số công ty ở Nhật Bản, giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội mạnh mẽ, bất kể nhân viên đang ở đâu. Văn phòng ảo là phương án tốt giúp doanh nghiệp vượt qua thời kỳ đại dịch.